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如何正确记载《油类记录簿》
第一部分（机器处所的作业）
（A）燃油舱的压载或清洗
（B）从（A）项所述油舱排放压载水或洗舱水
这两项一般在船舶进厂修理时才需填写，并是成对出现的，即有（A）项的记录，日后必有（B）项的记录。如船舶进厂大修，机舱的燃油舱、污油水舱、残油舱等油舱也进行了清理等各项作业，但（A）项及（B）项均没有任何记载，造成漏记。例如：一船进厂坞修，燃油舱等是经人工清油队用破布抹擦进行清理残油作业的，记录簿应如何填写？首先应明确这里燃油舱中的残油不属于（C）项，而应归于（A）项的燃油舱的清洗及（B）项残油的收集。故（A）3.2应注明采用哪种方法清洗油舱，（B）9.2中标明排放的方法。
（C）残油（油泥）的收集和处理：
其一，明确几个概念：油泥、残油和油污水。对于《油类记录簿》所指的油泥是指：净化燃油和润滑油所产生的油泥；残油是指机器处所排放、泄漏、耗油等所产生的残油，如油水分离器分离出污油的排放，主、辅机及燃油输送泵等的渗漏的燃油或润滑油，清洗机器零件后的废柴油；污油水是指与水混合的任何油性溶液，如机舱舱底水。（C）11.1专指对油泥的收集；（C）11.2专指对残油的收集。而对污油水的收集不能填入上述两项内，而是要填入（D）项15.3中去。
其二，残油的处理方法《油类记录簿》12项中告诉我们有四种方法，现需要说明的就是第二种方法：“驳入另一（其他）油舱”。不是任何船舶都可以使用第二种方法来处理残油，必须经主管机关同意方可采取此种处理残油的方法。如果IOPP证书结构与设备记录3.2.3项注明有此种油渣同燃油混合的舱柜存在，则残油驳入这个经批准的燃油柜的做法是许可的。私自将残油驳入燃油舱、燃油日用柜、舱底污油水柜等的做法将是违规的。当然如果转驳是在经主管机关批准的残油舱柜之间进行，则是完全可以的。例如，把某些残油（油炸）舱中的残油（油炸）转播到油炸焚烧炉或以残油为燃油的辅锅炉钱的小残油（油渣）柜中，就必须在（C）项12.2中有明确的记载。有些船舶存在这种小残油（油渣）柜，但却未有这项记录。当然这种小残油（油渣）柜也必须在IOPP证书结构与设备记录3.1中有明确的标示，若没有列出，则应通过主管机关将此油柜列入证书中去。
其三，对于（C）项的记录时间间隔，《记录簿》上已讲得很清楚，即：“每一航次结束时留存在船上的残油（油泥）数量，但不宜过于频繁，一周不超过一次，当船舶为短途航行时，残油量应每周记录一次”。一般船方应掌握船舶靠港时间间隔期有多长，若船频繁靠港，则需一周记录一次。若船舶航程超过一周才能靠港，则需掌握适当的记录间隔时间，一般是到港后进行记录。如果间隔时间较长，则需中间加记一次，如10~15天加记一次较为合适。
其四，对一些主机使用轻柴油的中小型船舶来说，由于船上仅有分水机，定期手动清理出的油渣并不是很多，而且残油（油泥）舱也仅一个，而润滑油往往不用分离就直接使用了。对于这种境况，一般来讲，只需记录11.1项即可。11.2项是指除了11.1以外还有其他的残油舱布置时才予以考虑记录的，即收集油泥与残油的舱柜多于一个以上时，而且是分别用于不同的用途。事实上，当船上仅有一个指定的残油（油泥）舱时，第11.1是可以同时记录分离出的油泥和其他残油的，而不是分开记录。
其五，此（C）项所涉及的油舱仅指IOPP证书附录格式A或B第三项中所列的油舱。即指机器处所的油渣舱，它应包括推进机械和辅助机械所有燃油净化机的油渣舱、及机器处所污水分离器或经过过滤器分离出来的油渣舱之和。任何未被明确指定出来的油仓，均不得擅自作为油泥及残油舱使用，包括把污油水舱作为残油（油泥）的收集舱柜。这是由污油水舱的作用决定的，因为一般机舱污油水舱的用途是在船舶处于不满总公约排放要求时，如长时间在港锚泊，或船舶处于特殊区域航行，或者油水分离器出现故障等问题时，暂且把多余的舱底水收集起来，待满足了公约的排放要求后，再从污油舱抽取舱底水进行分离。
（D）机器处所积存的舱底水非自动方式排出舷外或其他处理： 需要讲明的是，本条第15项所指的排放或处理的方法有四种，就如同（C）12项处理方法一样，是并列的，而决无相互隶属及进一步补充说明的意思在内。如有些船舶错将油水分离器产生的残油记入（D）15.4项中去，问及三管轮原因，答曰用于说明残油的收集方法。显而易见，记录人不明白此项是告诉我们处理机舱舱底水的方法有四种，而想当然的把分离出的污油记入（D）15.3项中去，这显然是不认真研究《油类记录簿》的记载要求，而出现的错记。事实上舱底水经过15ppm设备处理后，就转变成了残油的处理了，应记入（C）11.2项中去。举一典型事例，当船舶发生了“先把机舱舱底水驳入污油水舱，然后又从该污油水舱抽出污油水进行分离”这种作业时，油类记录簿该如何记录呢？首先在（D）15.4中记明“把机舱舱底水驳入污油水舱”这个作业，并要注明污油水舱的编号（当船上机器处所不止一个污油水舱时），和油舱的容量及留存的舱底水总量。其次，当从“污油水舱抽出污油水进行分离”时，依旧需要在（D）项中记录清楚，注明该污油水的来源及处理掉的污油水舱中的污油水的量及留存在污油水舱中剩余的污油水的量。
（H）加装燃油或散装润滑油：此项要求，只要船舶加装燃油或散装润滑油就必须记录。但往往可以发现轮机日志中作了记录，而油类记录簿中却漏记了。
其他说明：有些船舶在记录油类记录簿时，记录内容不够严谨，经不起推敲，具体有：⑴船舶不能在港内、停泊、锚泊或系泊等状态下进行油水分离作业；排放时还应距最近陆地50海里以外；⑵记录簿（D）项填写有漏洞：排放或处理的数量记录大于船上装备的滤油设备的每小时最大排量；排放或处理的起止时间、通过15ppm设备处理舱底污油水起止时的船位与《航海日志》中记载的当时的船位及船速不符。⑶舱底污油水经过油水分离器的处理估计量偏差过大。一般来讲，这与处理设备的使用年限、处理设备的型号、处理设备的日常保养状况、舱底水量及含油量的多少等有着密不可分的关系。新的设备使用效率较高，处理量一般能达到铭牌标定的额定最大排量；而对于老设备，处理效率之能达到标定排量的百分之七十到九十，主要要靠经验进行合理的估计。⑷机舱燃油及润滑油分离出的油泥的估计量不足。对重质燃油来讲，分离后产生的残油量应达到日燃油消耗量的百分之一到百分之一点五；使用柴油或不需净化的重质燃油应达到日燃油消耗量的百分之零点五，对于我国现有船舶使用的内燃机油粘度一般为一千秒和一千五百秒，一般推荐取百分之一来进行估算日常渣油量。