关于印发《SMS相关证书及审核工作表格编号细则》

和SMS审核工作表的通知

海安全[2002]1号    2002年1月7日

各有关单位：

根据《航运公司安全管理体系审核发证程序》，我局对《SMS相关证书及审核工作表格编号细则》和SMS审核工作表进行了修订，现印发给你们，请各单位转发到本辖区内的审核员，自2002年2月1日起正式启用新的审核工作表和编号，原海安全字[2001]96号文的第二条关于审核编号的要求同时废止。

附件：一、《SMS相关证书及审核工作表格编号细则》

二、SMS审核工作表

    3．编号第四位为当地海事局代号。用大写英文字母表示，由片区海事局确定。

    4． 编号第五、六和七位为公司代号。用阿拉伯数字001—999表示，其中001—099表示国际航运公司，101—999表示国内航运公司，具体按照公司在当地海事局申请初次或临时审核的顺序排列。

    5．编号第八、九和十位为船舶代号。用阿拉伯数字001—999表示，按照该公司船舶在当地海事局申请初次或临时审核的顺序排列。此项代号仅适用于船舶审核工作用表。

    6．编号第十一、十二位为审核种类及次数代号。用两位阿拉伯数字表示，其中公司审核工作用表：00为临时审核，10为初次审核，11—14为初次审核后的第一至第四次年度审核；20为第一次换证审核，21—24为第一次换证审核后的第一次至第四次年度审核；30为第二次换证审核，31—34为第二次换证审核后的第一至第四次年度审核，编号依次类推；船舶审核工作用表：00为临时审核，10为初次审核，11为初次审核后的中间审核；20为第一次换证审核，21为第一次换证审核后的中间审核；30为第二次换证审核，31为第二次换证审核后的中间审核，编号依次类推。

7．编号第十三位为审核员代号。用大写英文字母表示，A为审核组长，其余为审核组内每个审核员。

8． 编号第十四、十五位为同次审核中同一审核员开出的同类表格顺序号，用两位阿拉伯数字01—99表示。

9．后缀为跟踪审核或附加审核代号。用大写英文字母表示，F为附加审核，G为跟踪审核。

三、证书编号

1．DOC编号：片区海事局代号+当地海事局代号+公司代号

2．SMC编号：片区海事局代号+当地海事局代号+公司代号+船舶代号

四、具体工作表格编号：

1．安全管理体系审核发证登记表（A）

公司：A+DOC编号

船舶：A+SMC编号

2．申请材料审查报告（B）

公司：B+DOC编号+审核种类及次数代号

船舶：B+SMC编号+审核种类及次数代号

3．审核安排方案（C）

公司：C+DOC编号+审核种类及次数代号

船舶：C+SMC编号+审核种类及次数代号

4．接受审核通知（D）

公司：D+DOC编号+审核种类及次数代号

5．接待审核通知（E）

公司：E+DOC编号+审核种类及次数代号

船舶：E+SMC编号+审核种类及次数代号

6．协助审核通知（F）

公司：F+DOC编号+审核种类及次数代号

船舶：F+SMC编号+审核种类及次数代号

7．审核员商调函（G）

公司：G+DOC编号+审核种类及次数代号+审核员代号

船舶：G+SMC编号+审核种类及次数代号+审核员代号

8．审核计划（H）

公司：H+DOC编号+审核种类及次数代号

船舶：H+SMC编号+审核种类及次数代号

9．文件审核记录（J）

公司：J+DOC编号+审核种类及次数代号+审核员代号+同类表格的顺序号

船舶：J+SMC编号+审核种类及次数代号+审核员代号+同类表格的顺序号

10． 活动审核记录（K）

公司：K+DOC编号+审核种类及次数代号+审核员代号+同类表格的顺序号

船舶：K+SMC编号+审核种类及次数代号+审核员代号+同类表格的顺序号

11．审核结果通知（M）

公司：M+DOC编号+审核种类及次数代号

船舶：M+SMC编号+审核种类及次数代号

12．不符合规定的情况报告（N）

公司：N+DOC编号+审核种类及次数代号+审核员代号+同类表格的顺序号

船舶：N+SMC编号+审核种类及次数代号+审核员代号+同类表格的顺序号

13．安全管理体系审核报告（U）

公司：U+DOC编号+审核种类及次数代号

14．船舶审核报告（代表船）（V）

船舶：V+SMC编号+审核种类及次数代号

15．跟踪审核和附加审核表格

在最后一次审核的编号基础上，分别加后缀G或F。

五、编号实例

表格编号J05A00120A01是指首家向上海海事局递交审核申请的公司第一次换证审核时审核组长的第一份文件审核记录。

表格编号K02A0100210B02是指首家向天津海事局递交审核申请的国内公司的第2条申请初次审核的船舶，在该船舶初次审核时审核员B的第二份活动审核记录。

注：SMS审核工作表（略）